Kontantmetoden eller faktureringsmetoden – vilken bokföringsmetod passar ditt företag?

När man startar företag är det mycket nytt att sätta sig in i. Ett område som ofta väcker frågor är bokföring. Många företagare undrar vilken bokföringsmetod de ska använda och vad skillnaden egentligen är mellan kontantmetoden och faktureringsmetoden.

Det är en viktig fråga eftersom valet påverkar hur du registrerar företagets inkomster och utgifter, hur du får överblick över ekonomin och hur momsen redovisas.

I den här guiden går jag igenom skillnaderna mellan kontantmetoden och faktureringsmetoden på ett enkelt och praktiskt sätt. Målet är att du ska förstå hur de fungerar och kunna avgöra vilken metod som passar bäst för just ditt företag.

Vad är bokföring?

Bokföring handlar om att registrera företagets ekonomiska händelser. Varje gång pengar kommer in eller lämnar företaget ska det dokumenteras på rätt sätt.

Genom korrekt bokföring får du:

• Kontroll över företagets ekonomi
• Underlag för deklaration och momsredovisning
• Överblick över intäkter och kostnader
• Möjlighet att följa företagets utveckling

I Sverige måste alla företag sköta sin bokföring enligt bokföringslagen. Däremot finns det olika sätt att registrera affärshändelser, och det är här kontantmetoden och faktureringsmetoden kommer in i bilden.

Vad är kontantmetoden?

Kontantmetoden källas också för bokslutsmetoden och är den enklaste formen av bokföring för många mindre företag.

Grundprincipen är enkel:

Du bokför först när pengar faktiskt betalas eller tas emot.

Det spelar alltså ingen roll när en faktura skickas eller tas emot. Bokföringen sker först när betalningen genomförs.

Exempel på kontantmetoden

Låt oss säga att du driver ett mindre företag och skickar en faktura till en kund.

• Fakturan skickas den 10 juni
• Kunden betalar den 25 juni
• Försäljningen bokförs den 25 juni

I bokföringen registreras alltså inkomsten när pengarna kommer in på företagskontot, inte när fakturan skapades.

På samma sätt gäller för leverantörsfakturor.

Om du får en faktura den 5 juni men betalar den den 30 juni, bokförs kostnaden först den 30 juni.

Fördelar med kontantmetoden

Det finns flera anledningar till att många småföretag väljer denna metod.

Enklare bokföring

Den största fördelen är enkelheten.

Du behöver inte registrera fakturor två gånger eller hålla koll på kundfordringar och leverantörsskulder löpande.

När pengar kommer in bokför du inkomsten.

När pengar går ut bokför du kostnaden.

Det gör vardagen betydligt enklare.

Mindre administration

Eftersom varje transaktion bara bokförs en gång minskar den administrativa arbetsbördan.

Det passar särskilt bra för:

• Enskild firma
• Mindre konsultverksamheter
• Frilansare
• Nystartade företag

Lättare att förstå kassaflödet

Du ser exakt vad som finns på kontot eftersom bokföringen följer verkliga betalningar.

För många småföretagare ger det en tydlig bild av företagets aktuella ekonomi.

Nackdelar med kontantmetoden

Trots enkelheten finns vissa begränsningar.

Sämre överblick över obetalda fakturor

Eftersom fakturor inte bokförs direkt kan du få svårare att se:

• Vilka kunder som ännu inte har betalat
• Vilka leverantörsfakturor som väntar på betalning

Du behöver ofta använda ett faktureringssystem eller andra rapporter för att få den informationen.

Mindre detaljerad ekonomisk uppföljning

Om du vill analysera företagets ekonomi mer noggrant kan kontantmetoden ge en något mindre exakt bild under året.

Intäkter och kostnader kan hamna i olika perioder beroende på när betalningar sker.

Vad är faktureringsmetoden?

Faktureringsmetoden innebär att du bokför fakturor direkt när de skickas eller tas emot.

Det spelar ingen roll när betalningen sker.

Affärshändelsen registreras redan när fakturan skapas eller anländer.

När betalningen sedan genomförs bokförs den som reglering av fakturan.

Exempel på faktureringsmetoden

Anta att du skickar en faktura till en kund.

• Fakturan skickas den 10 juni
• Försäljningen bokförs den 10 juni
• Kunden betalar den 25 juni
• Betalningen bokförs den 25 juni

I det första steget registreras en kundfordran.

I det andra steget registreras att kunden har betalat och att fordran därmed försvinner.

Det innebär att samma faktura hanteras vid två olika tillfällen.

Fördelar med faktureringsmetoden

Många företag väljer faktureringsmetoden eftersom den ger bättre kontroll över ekonomin.

Full överblick över kundfordringar

Du kan när som helst se:

• Vilka kunder som är skyldiga pengar
• Hur mycket som väntar på att betalas
• Vilka fakturor som är försenade

Det ger bättre kontroll över företagets likviditet.

Bättre ekonomisk rapportering

Eftersom intäkter och kostnader registreras direkt får du en mer rättvisande bild av verksamheten.

Resultatrapporter blir mer korrekta och användbara.

Passar växande företag

När antalet fakturor ökar blir det viktigare att kunna följa kundfordringar och leverantörsskulder löpande.

Därför används faktureringsmetoden ofta av större företag.

Nackdelar med faktureringsmetoden

Den största nackdelen är att bokföringen blir mer omfattande.

Mer administration

Varje faktura måste bokföras två gånger:

1. När fakturan skapas eller tas emot
2. När betalningen genomförs

Det innebär fler bokföringsposter och mer arbete.

Högre krav på rutiner

Företaget behöver ha bättre kontroll på:

• Kundfordringar
• Leverantörsskulder
• Fakturaregister
• Avstämningar

För företag med många transaktioner är detta normalt inget problem, men för mindre verksamheter kan det kännas onödigt komplicerat.

Kontantmetoden eller faktureringsmetoden – vilken ska du välja?

Det finns inget universellt rätt svar.

Valet beror på företagets storlek, verksamhet och behov.

Kontantmetoden passar ofta om du:

• Driver en enskild firma
• Har få fakturor varje månad
• Vill ha enkel bokföring
• Är nystartad företagare
• Vill minska administrationen

Faktureringsmetoden passar ofta om du:

• Driver ett större företag
• Har många kunder och leverantörer
• Vill ha full kontroll över kundfordringar
• Behöver detaljerade ekonomiska rapporter
• Har växande verksamhet

Många företag börjar med kontantmetoden och går senare över till faktureringsmetoden när verksamheten växer.

Hur påverkas momsen?

Moms är ett område där skillnaden mellan metoderna blir extra tydlig.

Moms vid kontantmetoden

Med kontantmetoden redovisas momsen normalt när betalningen sker.

Om du skickar en faktura i juni men kunden betalar i juli redovisas momsen först när betalningen kommer in.

Det kan vara en fördel för företag med begränsad likviditet eftersom du inte behöver betala moms innan du fått betalt.

Moms vid faktureringsmetoden

Med faktureringsmetoden redovisas momsen när fakturan bokförs.

Om fakturan skickas i juni ska momsen normalt redovisas för den perioden även om kunden betalar senare.

Det innebär att du ibland kan behöva redovisa moms innan pengarna faktiskt kommit in.

Vanliga misstag inom bokföring

Oavsett metod finns vissa misstag som företagare ofta gör.

Blanda privata och företagets pengar

Företagets ekonomi bör alltid hållas separat från den privata ekonomin.

Vänta för länge med bokföringen

Ju längre du väntar desto svårare blir det att hålla ordning på underlagen.

Glömma kvitton

Alla affärshändelser behöver dokumentation.

Spara därför alltid kvitton och fakturor.

Inte stämma av kontot

Regelbundna avstämningar hjälper dig att upptäcka fel i tid.

Digital bokföring gör arbetet enklare

Idag använder många företag digitala bokföringssystem.

Moderna lösningar kan automatisera stora delar av bokföringen genom att:

• Importera banktransaktioner
• Skapa fakturor
• Hantera moms
• Generera rapporter
• Påminna om obetalda fakturor

Oavsett om du använder kontantmetoden eller faktureringsmetoden kan rätt program spara mycket tid.

Sammanfattning

Skillnaden mellan kontantmetoden och faktureringsmetoden handlar i grunden om när du registrerar inkomster och utgifter i din bokföring.

Kontantmetoden innebär att bokföring sker när pengar faktiskt betalas eller tas emot. Den är enkel och passar många mindre företag.

Faktureringsmetoden innebär att bokföring sker när fakturan skickas eller tas emot. Den ger bättre kontroll över kundfordringar och leverantörsskulder men kräver mer administration.

För mindre företag och enskilda firmor är kontantmetoden ofta ett naturligt val. För växande verksamheter och företag med större omsättning är faktureringsmetoden vanligtvis det bästa alternativet.

Det viktigaste är att välja en metod som passar företagets behov och som gör att du kan sköta din bokföring korrekt, effektivt och enligt gällande regler.

Läs mer hos Skatteverket.