Hur bokför man ett kvitto direkt i mobilen?
Fotografera kvittot, kontrollera belopp och moms, koppla det till betalningen och granska bokföringen. Följ fem tydliga steg i mobilen.
Så bokför du ett kvitto direkt i mobilen
Fotografera hela kvittot, kontrollera datum, säljare, belopp och moms, skriv vad köpet gällde och koppla underlaget till rätt betalning. Granska därefter konto och moms innan bokföringen godkänns. Själva fotot är underlaget; kvittot är bokfört först när affärshändelsen har registrerats och kontrollerats.
Bokför kvittot i fem steg
- 1
Fotografera hela kvittot
Lägg kvittot plant i jämnt ljus. Få med alla kanter och kontrollera att även små textrader är skarpa.
- 2
Kontrollera uppgifterna
Stäm av inköpsdatum, säljare, totalbelopp och moms mot bilden. Rätta OCR-förslag som inte stämmer.
- 3
Beskriv affärsändamålet
Skriv kort vad företaget köpte och varför, särskilt när kopplingen till verksamheten inte framgår tydligt.
- 4
Matcha betalningen
Koppla kvittot till rätt kortköp eller bankhändelse så att samma köp inte registreras två gånger.
- 5
Granska och godkänn
Kontrollera föreslaget bokföringskonto och momshantering. Godkänn först när registreringen stämmer med originalunderlaget.
Det här ska synas på kvittot
Ett foto ska vara tillräckligt tydligt för att köpet ska kunna förstås och kontrolleras senare.
- inköpsdatum
- säljarens namn
- vad som köptes
- totalbelopp
- momsuppgifter
- hela kvittot utan beskurna kanter
Tre vanliga misstag
Ta om bilden direkt. Ett oläsligt belopp eller momsunderlag skapar merarbete senare.
Lägg till en kort notering när inköpets koppling till företaget inte är självklar.
Kontrollera att kvittot matchas mot betalningen i stället för att skapa en andra separat händelse.
Gör klart kvittot medan du minns köpet
Samla bilden, kontrollera uppgifterna och håll underlag och betalning tillsammans i ett arbetsflöde.
Frågor om att bokföra kvitton i mobilen
Är kvittot bokfört så snart jag har fotograferat det?
Nej. Bilden är ett digitalt underlag. Affärshändelsen behöver också registreras med rätt belopp, konto och momshantering samt kontrolleras innan den godkänns.
Kan OCR bokföra kvittot automatiskt?
OCR kan läsa och föreslå uppgifter, men förslaget behöver granskas mot kvittot. Otydlig text, avrundning och olika momssatser kan annars ge fel.
Räcker bankhändelsen om kvittot saknas?
En bankhändelse visar betalningen men normalt inte allt som behövs för att förstå köpet och bedöma momsen. Spara därför kvittot eller fakturan tillsammans med betalningen.
Kan jag kasta papperskvittot efter fotografering?
Kontrollera att överföringen är fullständig och att räkenskapsinformationen bevaras säkert enligt de regler som gäller för verksamheten innan ett original förstörs.
Observera: Informationen är generell. Ovanliga inköp eller osäker momshantering bör kontrolleras mot aktuella regler eller med en redovisningskunnig rådgivare.